The 2-Minute Rule for documentos digitales
The 2-Minute Rule for documentos digitales
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Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
Esta evaluación proporciona una comprensión clara de los requisitos y permite diseñar una solución de gestión documental que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.
Acceso rápido y centralizado a la información: almacenar todos los documentos en un repositorio centralizado permite a los empleados acceder rápidamente a la información necesaria, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo dedicado a buscar documentos.
Estos registros también permiten saber cuántos documentos procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita la definición de objetivos y la medición de resultados.
Uno de los beneficios más importantes de la gestión documental es la mejora en la toma de decisiones dentro de la empresa. Al tener acceso a información precisa y actualizada en todo momento, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas y estratégicas.
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los documentos digitales trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos alojados en Net para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor community o un ordenador particular.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
Posibilidad de personalizar las funcionalidades: valoramos la capacidad del software para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa mediante opciones de personalización.
Por lo tanto, es vital elegir un sistema que sea intuitivo y que cuente con una interfaz amigable para todos los usuarios involucrados en la gestión documental.
Cifrado de Datos: Los documentos almacenados en un DMS pueden ser cifrados para protegerlos contra accesos no autorizados y asegurar que la información confidencial se mantenga segura.
La gestión documental es esencial para garantizar que los archivos de una empresa estén correctamente organizados y sean fácilmente accesibles cuando se necesiten.